SUPERVISORY MANAGEMENT
(POAC) PADA PERUSAHAAN
1.
Pendahuluan
Manajemen memiliki arti yang begitu luas, sehingga pada kenyataanya tidak
ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Manajemen
adalah sebuah seni dalam mencapai tujuan yang diinginkan serta dilaksanakan
dengan usaha orang lain (Lawrance, dalam George dan Jones, 2012). Sedangkan
menurut George R.
Terry (199) dalam George dan Jones (2012), manajemen
adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating, dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan
dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.
Berdasarkan definisi manajemen diatas
dapat kita simpulkan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling) serta usaha-usaha yang
dilakukan organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya
agar mencapai tujuan yang diharapkan. Jadi, setiap perusahan atau organisasi
membutuhkan suatu manajemen yang menurut uraian diatas dapat didefinisikan
sebagai upaya bersama dalam mencapai tujuan organisasi dengan menerapkan fungsi
POAC (Planing, Organizing, Actuating,
Controling) di perusahaan.
Secara sederhana, Manajemen merupakan
suatu proses tindakan atau seni perencanaan, mengatur, pengarahan dan
pengawasan yang dinamis yang menggerakan organisasi mencapai tujuannya. Terdapat empat fungsi manajemen yang sering orang
menyebutnya “POAC”, yaitu Planning,
Organizing, Actuating dan Controlling
menurut George dan Jones (2012), yaitu :
1. Fungsi
Perencanaan (Planning)
Planning
adalah proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi
kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang
tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Adapun kegiatan dalam
fungsi perencanaan antara lain :
·
Menetapkan pasar sasaran
·
Merumuskan strategi untuk mencapai pasar
sasaran tersebut
·
Menentukan sumber-sumber daya yang
diperlukan
·
Menetapkan standar / indikator
keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan pasar sasaran.
2. Fungsi
Pengorganisasian (Organizing)
Organizing) adalah proses yang
menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh,
sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa
semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna
pencapaian tujuan organisasi. Adapun kegiatan dalam fungsi pengorganisasian
antara lain :
·
Mengalokasikan sumber daya/sarana,
merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
·
Adanya struktur organisasi yang
menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab, sehingga setiap pekerja
akan bergerak dan bertindak sesuai dengan job
description dan kewenangannya dan memiliki tanggung jawab dan bertanggung
jawab atas pekerjaan yang telah dilaksanakan
·
Kegiatan pelatihan dan pengembangan
sumber daya manusia/tenaga kerja, hal ini sangatlah penting agar dapat
menyegarkan dan menambah wawasan pekerja
·
Kegiatan penempatan sumber daya manusia
pada posisi yang paling tepat atau dengan kata lain strategi yang telah
ditetapkan harus dilaksanakan oleh pekerja yang dinilai mampu dan layak dan memiliki
pengetahuan yang cukup di bidangnya.
3. Fungsi
Pengarahan (Actuating)
Actuating adalah proses implementasi
program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses
memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan
penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Adapun kegiatan dalam fungsi
pengarahan dan implementasi antara lain :
·
Mengimplementasikan proses kepemimpinan,
pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja
secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.
·
Memberikan tugas dan penjelasan rutin
mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
4. Fungsi
Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)
Controlling adalah proses yang dilakukan untuk memastikan
seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan
diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun
berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Adapun kegiatan
dalam pungsi Pengawasan dan pengendalian antara lain :
·
Mengevaluasi keberhasilan dalam
pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah
ditetapkan. Hal ini harus secara rutin dilakukan supaya terlihat pada point
mana target yang telah tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat
diambil langkah penyelesaian.
·
Mengambil langkah klarifikasi dan
koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. Langkah ini harus selalu
dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki.
·
Melakukan berbagai alternatif solusi
atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.
2.
Pembahasan
2.1 Profil Perusahaan
PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) didirikan pada
tahun 1990. Awalnya PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) melayani masyarakat
dalam urusan jasa kepabeanan terutama import atas kiriman peka waktu melalui
gudang 'Rush Handling'. Kecepatan
dan kehandalan layanan yang konsisten dan bertanggung jawab membuat
kredibilitas JNE semakin tinggi di mata pelanggan maupun mitra kerja. Seiring dengan
peningkatan investasi asing, pertumbuhan ekonomi dalam negeri, dan perkembangan
teknologi informasi, serta beragam inovasi produk yang dikembangkan, kinerja
JNE semakin tumbuh juga berkembang di kalangan dunia usaha maupun masyarakat
Indonesia.
Perkembangan
dunia usaha dan gaya hidup masyarakat membuat permintaan penanganan kiriman
import peka semakin berkembang. Tak hanya mencakup paket kecil dan dokumen,
tetapi merambah pada penanganan transportasi, logistik, serta distribusi. Peluang
yang terus tumbuh ini mendorong JNE untuk terus memperluas jaringannya ke
seluruh kota besar di Indonesia. Saat ini titik-titik layanan JNE telah
mencapai diatas 1,000 lokasi dan masih terus bertambah, dengan jumlah karyawan
lebih dari 12,000 orang. Lebih dari 150 lokasi JNE telah terhubungkan dengan
sistem komunikasi on-line, dikawal oleh sistem dan akses situs informasi yang
efektif serta efisien bagi konsumen dalam upaya mengetahui status terkini
pengiriman paket atau dokumen.
JNE
mengedepankan sumber daya manusia sekaligus teknologi sebagai bagian dari
pengembangan. Dari mesin X-Ray, GPS, hingga alat komunikasi satelit. Kehandalan
dan komitmen JNE ini terbukti dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan
serta sertifikasi ISO 9001:2008 atas sistem manajemen mutu.
Adapun nilai-nilai dasar yang dimiliki
oleh JNE, yaitu :Jujur, disiplin, tanggung jawab,
visioner sistem serta penerapan manajemen
di cabang JNE. Serta visi dan misi
dari perusahaan JNE, yaitu :
Visi
Perusahaan Rantai Pasok
Global Terdepan di Dunia
Misi
Memberi Pengalaman Terbaik kepada
Pelanggan Secara Konsisten.
2.2 Pembahasan
• Perencanaan
(planning)
Perencananaan dari cabang JNE yang ada
didaerah atau kota untuk lebih meningkatkan jaringan dengan penambahan unit–unit
yang tersebar di kota dan pinggiran kota untuk mempermudah jarak dan akses
pelanggan serta untuk lebih menambah pelayanan yang terbaik untuk para nasabah.
• Pengorganisasian
(organizing)
Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan
sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan
faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta
terarah pada satu tujuan. Ada 3 hubungan dasar dalam hubungan formal. Untuk
struktur organisasi di Head Office
tidak mendapat keterangan dari nara sumber sedangkan untuk yang dicabang utama
dipimpin seorang Branc Manager
sedangakn jaringan yang di unit dipimpin seorang Supervisor. Dengan gambar struktur sebagai berikut :
Adapun tugas-tugasnya sebagai berikut :
1.
Branch
manager sebagai perwakilan dari Head Office yang bertugas untuk memastikan kelancaran JNE cabang
maupun unit dan mengkoordinasikan masing-masing unit untuk kelancaran
operasional dan pengembangan perusahaan ditingkat cabang maupun unit.
2.
Deputy
Manager bertugas membantu tugas dari branch manager dan menggantikan sementara tugas jika branc manager
berhalangan hadir ataupun cuti.
3.
Supervisor
Accounting bertugas mencatat semua kas pemasukan dan
pengeluaran aktivitas operasional ditingkat cabang.
4.
Supervisor
HRD bertugas mengatur mengenai hak kewajiban karyawan, tata tertib,absensi,
cuti, permalahan karyawan dan lain sebagainya
5.
Supervisor
Unit sebagai pimpinan teringgi di unit cabang JNE yang
mengelola operasional unit cabang.
6.
Staff
Accounting membantu semua tugas dari supervisor Accounting
7.
Staff
HRD membantu semua tugas dari supervisor
HRD.
8.
Koordinator Loker bertugas mengawasi
loker pengiriman dengan tujuan agar keamanan pengiriman dapat sampai tujuan.
9.
Koordinator Customer Service bertugas mengkoordinasi semua customer service
untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi nasabah/konsume.
10.
Koordinator Logistik bertugas sebagai penerima
tender dibeberapa perusahaan dan bertanggung jawab terhadap pengiriman dan
penerimaan barang dari konsumen
11.
Koordinator Problem bertugas
mengkoordinasi permasalahan yang ada baik keterlambatan, kerusakan, barang
hilang dari konsumen.
• Pengarahan
(actuating)
Arti dari pengarahan atau actuating sendiri, merupakan tindakan
untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah
ditentukan kearah tercapainya tujuan. Bahwa seorang pemimpin yang baik,
seseorang yang tidak melaksanakan sendiri kegiatan atau tindakan yang bersifat
operasional, tetapi mengambil keputusan, menentukan kebijakan dan menggerakkan
orang lain untuk melaksanakan keputusan yang telah diambil sesuai dengan
kebijaksanaan yang telah digariskan itu.
Berbagai cara pemimpin harus tetap memperhatikan
bawahannya, tidak hanya dalam komunikasi, motivasi, maupun cara mengarahkan
dengan cara yang bisa diterima bawahan dan dijalankannya. diharapkan pemimpin
mmemberikan pengaruh berarti bagi yang dipimpinnya. Berikut yang dilakukan
sebagai bentuk pengarahan dalam perusahaan:
• mendorong
karyawan untuk bekerja maksimal dan mencapai prestasi terbaik
• menjaga
hubungan dengan bawahan dengan menganggapnya sebagai rekan
• tidak
membedakan karyawan dan menyangkut SARA
• memberikan
penghargaan bagi yang memang berprestasi
• perlakuan
yang adil ; dan lain sebagainya
Didalam bisnis Jasa Pengiriman ini service dan pelayanan yang prima terhadap konsumen merupakn kuci dari
keberhasilan, sehingga di JNE mempunyai nilai lebih sbb:
1. Speed
(kecepatan)
Speed
adalah salah satu value yang sangat penting dalam bisnis pengiriman barang.
Semakin cepat suatu barang sampai, maka value-nya semakin tinggi.Oleh karena
itu umumnya suatu brand jasa pengiriman terkenal karena kecepatannya yang dapat
diandalkan.
2. Quality
(kualitas)
Selain speed, kualitas juga tidak kalah
penting. Tentunya Anda mengirim barang dengan harapan supaya sampai di tempat
tujuan dengan utuh dan selamat, bukan?Oleh karena itu, maka kualitas disini
menjadi penting. Proses yang baik dalam pelayanan akan menghasilkan kualitas
yang sesuai harapan. Di JNE sendiri juga diterapkan program Asuransi untuk
menjaga barang dari berbagai permasalahan dari bencana alam, banjir,
kecelakaan armada dll. Meskipun
sebagaian konsumen lebih memilih tidak diasuransikan karena mencari murahnya,
paling tidak JNE sendiri memberikan pilihan untuk konsumennya.
3. People
Salah satu 7P dalam bisnis jasa adalah
People, dan ini adalah salah satu yang terpenting dalam bisnis jasa manapun.
Pelanggan mana yang ingin dilayani dengan buruk?Oleh karena itu, pelayanan
pelanggan yang baik dari para karyawan juga menjadi sangat penting.Apalagi
dalam bisnis pengiriman, sikap dari petugas pelayanan sangatlah penting.
·
Pengendalian (controlling)
Dalam tahap pengendalian, perusahaan
terarah pada perbandingan perencanaan yang ditetapkan dengan membandingkan
hasil yang dicapai. Dengan demikian, perusahaan melakukan hal-hal sebagai
berikut:
•
Menetapkan standar dan metode untuk
mengukur prestasi yang dicapai
•
Mengukur prestasi kerja perusahaan
•
Menentukan apakah prestasi kerja
memenuhi standar yang ditetapkan.
•
Mengambil tindakan korektif untuk semua
sisi internal dan eksternal
•
Meneliti secara detail pada bagian keuangan,
pemasaran, produksi dan personalia/HR.
Masing–masing bagian departemen diatur
dan dan dikoordinasikan oleh koordinator departemen dan masing koordinator yang
semuanya saling terkait dibawah pengawasan seorang Departemen Supervisor yang
bertanggung jawah terhadap deputy/branch Manager yang merupakan kepanjangan tangan
dari manajemen Head Office.
Referensi
Andromagnum. (2015). POAC di JNE management principles. 13
April 2017.http://andromagnum.blogspot.com/2015/01/poac-di-jne-management-principles.html
JNE. (2015). Profil perusahaan. 13 April 2017.
http://www.jne.co.id/id/perusahaan/profil-perusahaan
George, J. M., & Jones, G. R. (2012).
Understanding and managing organizational
behavior (6th ed). USA: Pearson Education.
Supervisory Management Training, CENTRO,
Jakarta, 2003
